Die Inventur für die Eröffnungsbilanz - da führt kein Weg vorbei
(veröffentlicht am 09.12.2018)
Um die Sachanlagen für die Eröffnungsbilanz bewerten zu können, müssen diese mit Hilfe der Inventur erhoben werden. Und diese muss die Gemeindeverwaltung selbst organisieren. Da führt kein Weg vorbei!
Im Prinzip gibt es dafür 2 grundlegende Möglichkeiten:
- die digitale Inventur
- die manuelle Inventur (einschließlich der Buchinventur)
Die Inventurrichtlinie - Ein Entwurf des Autors als Gratisdownload
Das Inhaltsverzeichnis des Entwurfes einer Inventurrichtlinie.
Sie sollte allen an der Inventur beteiligten Personen in kleinen und mittleren Gemeinden vom Bürgermeister (Bürgermeisterin) in der Form einer "Internen Mitteilung" zur Verfügung gestellt werden.
Insbesondere sind nach Ansicht des Autors die "Geschäftsführenden Gemeinderäte" einzubinden, weil diese sich zumindest in ihrem Ressort am besten auskennen sollten.
pdf-Datei mit 7 Seiten
1. Die digitale Inventur für Grundstücke - ein Beispiel
Am Beispiel der Gemeinde Waidmannsfeld (NÖ, Piestingtal, "Biedermeiertal"; hier malten seinerzeit Friedrich Gauermann in Miesenbach und Leopold Kupelwieser in Markt Piesting; Ferdinand Raimund dichtete häufig in Pernitz in seiner Villa)
- Der erste Schritt: Aufbereiten der Datei nach dem Export in Excel
Nach dem Export in Excel gibt es jene Informationen, die in den Spalten B bis M dargestellt sind! Um Filtern zu können, müssen in einer Spalte klare, aussagekräftige Begriffe hinzugefügt werden. Hier findest Du diese in der Spalte O.
- Der zweite Schritt: Einblenden des Autofilters
Markiere die Zeile 3 und gehe auf "Daten" und "Filtern"! (siehe nachstehende Abbildung)
Der Autofilter ist ein einfaches, aber mächtiges Werkzeug!
Er leistet hervorragende Dienste!
- Der dritte Schritt: Das Arbeiten mit dem Filter
Natürlich erscheinen hier in dieser Liste nur jene Begriffe, die Du vorher sorgfältig festgelegt hast!
Willst Du den Autofilter in einer anderen Spalte verwenden, musst Du den zuletzt verwendeten Filter zurücksetzen! Mit Klick auf "Alle Suchergebnisse auswählen".
- Der vierte Schritt: Die Ergebnisse des Autofilters in ein anderes Tabellenblatt kopieren
Nach dem Filtervorgang sieht das Tabellenblatt so aus. Nun wollen wir das Filterergebnis für "Straße" in ein eigenes Tabellenblatt "Gemeindestraßen" kopieren. Dafür markieren wir den rot umrandeten Bereich und klicken auf "Kopieren" (oder Tastenkombination StrG + C) und fügen diesen markierten Bereich in das neue Tabellenblatt folgendermaßen ein:
Das Zieltabellenblatt mit der rechten Maustaste anklicken und auf "Inhalte einfügen" und "Werte und Zahlenformate" anklicken!
- Der fünfte Schritt: Die Spalten des Zieltabellenblattes schnell formatieren
Das Zieltabellenblatt muss anschließend zumindest im Hinblick auf die Spaltenbreite formatiert werden!
Am besten so:
Mit einem Klick auf das kleine Dreieck wird das gesamte Tabellenblatt markiert!
Mit einem Doppelklick auf die Grenze zwischen 2 beliebigen Spalten werden die Spalten automatisch angepasst!
- Der sechste Schritt: alle Tabellenblätter übersichtlich zusammenführen
Hier sieht man die zusammengeführten Grundstücksarten!
Oben: die Quadratmeter gemäß der Exportdatei, unten die Summe der Einzelteile.
Mit den eingefügten Hyperlinks springt man rasch zu dem gewünschten Tabellenblatt!
Eine großartige Sache, die richtig Spaß machen kann!
2. Die manuelle (körperliche) Inventur - wahrscheinlich in jeder Gemeinde erforderlich
Eine zentrale Rolle spielen dabei die Erhebungsblätter!
Jede Gemeinde soll und muss sich dabei selbst Gedanken machen, wie sie diese Erhebungsblätter gestalten möchte. Dies ist nur ein absolut verbesserungsfähiger Vorschlag, mehr nicht. Es gilt das Prinzip der Einzelerfassung! Ausnahmen stehen in den Inventurrichtlinien! Diese sollten vor Beginn der Erhebung für jeden Aufnahmebereich separat durchbesprochen werden!
Wichtig: Auf dem Erhebungsblatt sollte die Kontonummer und Kontobezeichnung angegeben werden für die Eröffnungsbilanz! Somit gibt es später keine Zuordnungsprobleme!
Dies ist ein Vorschlag für die Ordnergestaltung zur Ablage der Erhebungsblätter!